Vom KI-Gespräch zum Team: So landen Anliegen beim richtigen Mitarbeiter
Wie kommen Anliegen aus dem KI-Telefonat zum richtigen Mitarbeiter? Zusammenfassung im Dashboard, Status, E-Mail für den Verkauf und Weiterleitungen.
Was steht in der Zusammenfassung?
Alles, was Ihr Team zum Weitermachen braucht: das Anliegen, das Kennzeichen, gegebenenfalls der Kilometerstand, die Kontaktdaten und was Ihr Team tun soll. Kurt legt die Zusammenfassung nach jedem Gespräch im Dashboard an und schickt eine Benachrichtigung per E-Mail.
So kann eine Zusammenfassung nach einem Anruf aussehen. Das Beispiel ist frei erfunden.
Ist Ihr Werkstattplaner angebunden, bucht Kurt Termine direkt im System. Welche Systeme das sind, zeigt unser Überblick zur Werkstattplaner-Schnittstelle.
Wer bearbeitet was?
Das zeigt der Status: Jedes Anliegen ist neu, in Arbeit, erledigt oder im Archiv. So sieht Ihr Team auf einen Blick, wer was bearbeitet.
Tabelle horizontal scrollen
| Status | Was er bedeutet | Was Ihr Team tut |
|---|---|---|
| Neu | Kurt hat das Anliegen nach dem Gespräch angelegt, noch kümmert sich niemand darum. | Jemand aus dem Team übernimmt das Anliegen. |
| In Arbeit | Ein Mitarbeiter kümmert sich, zum Beispiel mit einem Rückruf. | Die Kollegen sehen, dass das Anliegen schon bearbeitet wird. |
| Erledigt | Das Anliegen ist abgeschlossen, zum Beispiel ist der Rückruf gemacht. | Nichts mehr zu tun. |
| Archiv | Das Anliegen ist abgelegt. | Kein weiterer Schritt. |
Dringendes muss nicht erst ins Dashboard. Weiterleitungen legen Sie je Anliegen und abhängig von den Öffnungszeiten fest, zum Beispiel Unfall oder Panne während der Öffnungszeiten direkt an einen Mitarbeiter.
Und der Verkauf?
Der Verkauf braucht kein Dashboard. Mitarbeiter ohne Dashboard-Zugang, zum Beispiel im Verkauf, bekommen ihre Anliegen per E-Mail.
Arbeitet Ihr Verkauf mit einem CRM, gehen Leads auf Wunsch direkt dorthin, an AutoCRM oder DealerDesk. Wie die Übergabe an AutoCRM aussieht, steht auf unserer Seite zur AutoCRM-Anbindung.
Verlangt ein Anrufer den Verkauf oder einen Verkäufer mit Namen, stellt Kurt dorthin durch.
Was, wenn eine Weiterleitung nicht klappt?
Dann übernimmt Kurt wieder und nimmt einen Rückrufwunsch mit dem Anliegen auf. Im Dashboard steht die Weiterleitung als fehlgeschlagen, das Anliegen landet wie jedes andere mit Zusammenfassung bei Ihrem Team.
- Klingeldauer: Wie lange es beim Durchstellen klingelt, stellen Sie ein, zum Beispiel 10, 15 oder 20 Sekunden.
- Erfolgreich oder fehlgeschlagen: Jede Weiterleitung steht so im Dashboard.
- Andere Nummer: Für die Weiterleitung braucht es eine andere Nummer als die umgeleitete Hauptnummer, etwa eine Durchwahl oder eine Mobilnummer. Sonst landet der Anruf wieder bei Kurt, und es entsteht eine Schleife.
Wie Überlauf und erste Instanz zusammenspielen und wie lange es klingeln sollte, erklärt unser Artikel zum KI-Telefonassistenten als Überlauf.
Wie das in der Praxis klingt, hören Sie unter unserer Testnummer +49 221 77266134. Oder Sie vereinbaren eine Demo.
