KI-Telefonassistent im Autohaus und in der Werkstatt einrichten: Schritt für Schritt

Einen KI-Telefonassistenten einzurichten ist kein IT-Projekt: Ihre Nummer und Ihre Telefonanlage bleiben, Anrufe kommen per Rufumleitung beim digitalen Mitarbeiter an. Sie legen fest, welche Aufgaben er übernimmt und wann er rangeht, die Konfiguration erledigen wir gemeinsam mit Ihnen. Wie viel Zeit Sie bis zum Start einplanen sollten, hängt vor allem davon ab, ob ein Werkstattplaner oder DMS angebunden wird.

Dieser Ratgeber führt durch die fünf Schritte, so wie sie in Autohäusern und Kfz-Werkstätten typischerweise ablaufen, am Beispiel von Kurt, dem digitalen Mitarbeiter von RUND Automotive. Die meisten Schritte gelten aber für jeden KI-Telefonassistenten.

1. Erreichbarkeit prüfen: Wann klingelt es, wann bleibt ein Anruf liegen?
2. Aufgaben festlegen: Was soll Kurt selbst erledigen, was geht an Ihr Team?
3. Rufumleitung einrichten: beim Telefonanbieter, in der FRITZ!Box oder in der Telefonanlage.
4. Werkstattplaner oder DMS anbinden, damit Termine direkt im System landen.
5. Testen und live gehen.

Wie die Einführung mit unserem Team im Detail abläuft, vom Erstgespräch bis zur Betreuung im Alltag, steht im Beitrag Wie lange dauert die Einführung von Kurt?

Schritt 1: Erreichbarkeit prüfen

Bevor Sie etwas einrichten, lohnt ein ehrlicher Blick auf das eigene Telefon. Die meisten Telefonanlagen und Router führen eine Anrufliste mit angenommenen und verpassten Anrufen. Schauen Sie sich zwei normale Wochen an, nicht die Woche nach dem ersten Schnee.

• Wie viele Anrufe kommen pro Tag an, und wie viele davon bleiben unbeantwortet?
• Zu welchen Uhrzeiten und an welchen Wochentagen häufen sich die verpassten Anrufe?
• Wie viele Anrufe kommen vor Öffnung, in der Mittagspause oder nach Feierabend?
• Wer nimmt heute ab, und was bleibt in dieser Zeit in der Serviceannahme liegen?

Zur Einordnung helfen unsere eigenen Daten. In einer Auswertung von 43.704 eingehenden Anrufen an 257 Kfz-Standorten im Juni 2026 lag der Höchststand zwischen 9 und 11 Uhr. 41,5 Prozent aller Werktagsanrufe fielen zwischen 8 und 12 Uhr an, und der Montag lag 56 Prozent über dem Donnerstag. Außerhalb der Öffnungszeiten kamen je nach angesetztem Zeitfenster 7,6 bis 13,5 Prozent der Anrufe an.

Das Erreichbarkeitsproblem liegt also meist nicht in der Nacht, sondern am Vormittag, genau dann, wenn in der Werkstatt am meisten los ist. Wichtig zur Einordnung: Die Daten stammen aus Betrieben, die bereits mit Kurt arbeiten, und zeigen, wann Kunden anrufen. Wie viele Anrufe in einem Betrieb ohne Unterstützung liegen bleiben, beantwortet nur die eigene Anrufliste.

Schritt 2: Aufgaben festlegen

Der wichtigste Schritt ist keine Technik, sondern eine Entscheidung: Was soll der KI-Telefonassistent übernehmen, und was bleibt bei Ihrem Team? Typische Aufgaben für Kurt am Telefon sind:

• Terminbuchung für Werkstatt, Reifenwechsel, HU oder Probefahrt, direkt im angebundenen Werkstattplaner.
• Statusauskünfte wie „Ist mein Auto fertig?“, wenn Ihr DMS angebunden ist.
• Rückrufbitten aufnehmen, mit Zusammenfassung und nächstem Schritt.
• Weiterleitung an die zuständige Abteilung, den passenden Standort oder einen Mitarbeiter.
• Erreichbarkeit vor Öffnung, in der Mittagspause und nach Feierabend.

Legen Sie außerdem fest, wann Kurt rangeht: immer, nur bei besetzt, wenn nach einigen Sekunden niemand abnimmt, oder außerhalb der Öffnungszeiten. In der Reifenwechsel-Saison bewährt sich oft eine Mischung: Ihr Team nimmt an, was es schafft, und Kurt übernimmt, sobald die Leitung besetzt ist oder niemand rechtzeitig abhebt.

Kurt weist zu Beginn jedes Gesprächs darauf hin, dass er eine KI ist, so wie es der EU AI Act verlangt. Was die Transparenzpflicht genau vorschreibt, steht in unserem Ratgeber zur AI-Act-Transparenzpflicht. Neben dem Telefon kann Kurt auch WhatsApp-Nachrichten und E-Mails beantworten. Für den Start reicht aber das Telefon.

Schritt 3: Rufumleitung einrichten

Die Rufumleitung ist die eigentliche technische Verbindung. Ihre Kunden wählen weiter Ihre bekannte Nummer, und je nach Regel wird der Anruf an Kurt weitergegeben. Eine neue Nummer oder eine neue Telefonanlage brauchen Sie nicht. Die Zielnummer und die passende Regel stimmen wir vorher mit Ihnen ab.

Die üblichen Varianten, sofern Ihr Anschluss sie anbietet:

• Immer (sofort): Jeder Anruf geht direkt an Kurt.
• Bei besetzt: Kurt übernimmt, wenn Ihre Leitung belegt ist.
• Nach einigen Sekunden: Kurt übernimmt, wenn niemand rechtzeitig abnimmt.
• Zeitgesteuert: Kurt übernimmt außerhalb der Öffnungszeiten oder in der Mittagspause.

Wo Sie die Umleitung setzen, hängt davon ab, wie Ihr Anschluss aufgebaut ist: direkt beim Telefonanbieter, im Router oder in einer Telefonanlage. Menüs und Bezeichnungen ändern sich regelmäßig. Deshalb verlinken wir hier jeweils die offizielle Anleitung des Anbieters statt einer eigenen Klickanleitung.

Rufumleitung bei 1&1

Für 1&1-Festnetznummern beschreibt das 1&1 Hilfe-Center, wie Sie eine Rufumleitung einrichten und wieder entfernen. Offizielle Anleitung: 1&1 Hilfe-Center, Rufumleitung für Festnetznummer einrichten oder entfernen (Stand: 03.11.2026).

Rufumleitung bei der Telekom

Für Festnetzanschlüsse der Telekom erklärt die Telekom-Hilfe die verfügbaren Wege, eine Anrufweiterleitung einzurichten. Offizielle Anleitung: Telekom Hilfe, Anrufweiterleitung Festnetz einrichten (Stand: 03.11.2026).

Rufumleitung in der FRITZ!Box

Läuft Ihr Telefon über eine FRITZ!Box, richten Sie die Umleitung in der Benutzeroberfläche der Box ein. Die Wissensdatenbank des Herstellers erklärt das für jedes Modell. Wählen Sie dort Ihr Gerät aus, der verlinkte Artikel bezieht sich auf die FRITZ!Box 7590. Offizielle Anleitung: FRITZ! Wissensdatenbank, Rufumleitung in FRITZ!Box einrichten (Stand: 03.11.2026).

Rufumleitung in der Telefonanlage, z. B. 3CX oder Placetel

In einer Telefonanlage legen Sie Weiterleitungsregeln meist zentral fest, oft je Nebenstelle oder Rufgruppe. In 3CX richten sich die Regeln nach dem Status der Nebenstelle und können an Bürozeiten gekoppelt werden. Offizielle Anleitung: 3CX Benutzerhandbuch, Weiterleitung von Anrufen (Stand: 03.11.2026). Bei Placetel gibt es eigene Einstellungen für die Weiterleitung nach einer bestimmten Zahl Klingelzeichen, bei besetzt und bei Nicht-Erreichbarkeit. Offizielle Anleitung: Placetel Hilfe, Anrufweiterleitungen im Webex Client (Stand: 03.11.2026).

Betreut ein Dienstleister Ihre Telefonanlage, ist er meist der schnellste Weg. Ihr Anschluss ist hier nicht dabei? Sprechen Sie uns an, dann klären wir den passenden Weg gemeinsam.

Schritt 4: Werkstattplaner oder DMS anbinden

Damit Kurt Termine nicht nur notiert, sondern direkt bucht, wird Ihr Werkstattplaner, Ihr DMS oder Ihr Kalender über eine Schnittstelle angebunden. Termine stehen dann im Plan, ohne dass jemand sie abtippt, und Ihr Team arbeitet dort weiter, wo es sich auskennt.

Welche Systeme angebunden sind und welchen Status die Anbindung jeweils hat, zeigt unsere Integrationsübersicht. Für die Terminbuchung gibt es unter anderem Seiten zu soft-nrg, Nextlane (eCaros), SFK Bücher, repareo und TyreLine sowie zu Outlook und Google Kalender.

Welche Daten gelesen und welche Termine gebucht werden können, hängt vom System und der jeweiligen Anbindung ab. Ihr System ist nicht dabei? Dann kann eine reine Anrufannahme mit dokumentierter Rückrufbitte der erste Schritt sein. Eine individuelle Anbindung besprechen wir auf Anfrage.

Schritt 5: Testen und live gehen

Vor dem Start testen wir die Rufumleitung und typische Anfragen gemeinsam mit Ihnen. Diese Punkte gehören in den internen Testlauf:

• Jede Umleitungsregel einmal auslösen: besetzt, nicht abgenommen, außerhalb der Öffnungszeiten.
• Vom eigenen Handy anrufen und prüfen, ob Ihre Rufnummer ankommt. Kurt erkennt Kunden anhand der Rufnummer.
• Einen Testtermin buchen und nachsehen, ob er im Werkstattplaner richtig landet.
• Eine Weiterleitung an einen Mitarbeiter ausprobieren und die Gesprächszusammenfassung ansehen.
• Festlegen, wer im Betrieb die Umleitung ändern oder ausschalten kann.

Sagen Sie Ihrem Team vor dem Start, welche Anliegen künftig bei Kurt landen und wer Weiterleitungen und Rückrufbitten bekommt. Ihre Kunden müssen nichts tun, sie wählen weiter Ihre Nummer. Auch Datenschutz gehört auf die Liste: Rechtsgrundlage, Auftragsverarbeitung und Löschfristen sollten vor dem ersten echten Anruf geklärt sein.

Wer Kurt erst ausprobieren möchte, kann mit einem kostenlosen Pilot von 7 bis 14 Tagen starten. Nach dem Go-live lassen sich Aufgaben, Regeln und Weiterleitungen jederzeit anpassen.

Mehrere Standorte: KI-Telefonassistent für die Autohausgruppe

In einer Autohausgruppe ist die Telefonlogik meist gewachsen: eine Zentrale, mehrere Standorte, Marken und Abteilungen. Bewährt hat sich der Start an einem Pilotstandort. Gemeinsam gehen wir Standorte, Rufnummern, Abteilungen und Ihre Telefonlogik durch und legen fest, wo Kurt übernimmt: als Überlauf der Zentrale oder vorgeschaltet.

Kurt ordnet Anliegen dem richtigen Standort und der zuständigen Abteilung zu und gibt dem Team eine Gesprächszusammenfassung mit. Welche Werkstattplaner und DMS sich je Standort anbinden lassen, prüfen wir einzeln. Die Erfahrungen am Pilotstandort sind die Grundlage für den weiteren Rollout. Mehr dazu auf unserer Seite für Autohausgruppen.